Was kann man alles bei der Dienstreise steuerlich geltend machen?

Eine Dienstreise ist eine beruflich veranlasste Reise, die außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte stattfindet. Die Kosten für eine Dienstreise können in der Regel als Werbungskosten oder Betriebsausgaben von der Steuer abgesetzt werden. Dabei gibt es einige Voraussetzungen und Besonderheiten zu beachten, die wir in diesem Artikel erläutern.

Welche Kosten sind auf einer Dienstreise absetzbar?

Zu den absetzbaren Kosten einer Dienstreise gehören:

• Fahrtkosten: Die Kosten für die An- und Abreise sowie für Fahrten am Ort der Dienstreise können mit dem tatsächlichen Aufwand oder mit einer Pauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer angesetzt werden. Dabei ist es unerheblich, ob man mit dem eigenen Auto, dem öffentlichen Nahverkehr oder einem Taxi fährt. Bei Flug- oder Bahnreisen können die tatsächlichen Kosten oder die Entfernungspauschale geltend gemacht werden, je nachdem, was günstiger ist.
• Verpflegungsmehraufwand: Für die zusätzlichen Kosten der Verpflegung während einer Dienstreise kann man eine Pauschale von 14 Euro für einen vollen Tag (24 Stunden) und von 7 Euro für einen halben Tag (mindestens 8 Stunden) ansetzen. Die Pauschale gilt unabhängig davon, wie viel man tatsächlich für die Verpflegung ausgibt. Allerdings muss man die Pauschale um 20 Prozent kürzen, wenn man vom Arbeitgeber oder einem Dritten eine kostenlose Mahlzeit erhält.
• Übernachtungskosten: Die Kosten für die Übernachtung können entweder mit dem tatsächlichen Aufwand oder mit einer Pauschale von 20 Euro pro Nacht angesetzt werden. Die Pauschale gilt nur, wenn man keine Rechnung vorlegen kann oder will. Wenn man bei Freunden oder Verwandten übernachtet, kann man ebenfalls die Pauschale ansetzen.
• Nebenkosten: Zu den Nebenkosten einer Dienstreise gehören zum Beispiel Kosten für Telefonate, Internetzugang, Parkgebühren, Trinkgelder oder Gepäckaufbewahrung. Diese Kosten können mit dem tatsächlichen Aufwand oder mit einer Pauschale von 5 Euro pro Tag angesetzt werden.

Kann man auf einer Dienstreise das Essen steuerlich absetzen?

Diese Frage beschäftigt viele Arbeitnehmer und Selbstständige, die beruflich unterwegs sind. Die Antwort hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Dauer, dem Anlass und dem Ort der Dienstreise. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, um die Verpflegungskosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben von der Steuer abzusetzen.

Was sind Verpflegungskosten?

Verpflegungskosten sind die Kosten, die Ihnen für Ihre Mahlzeiten während einer Dienstreise entstehen. Dazu gehören zum Beispiel Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Kaffee und Kuchen oder Snacks zwischendurch. Verpflegungskosten sind nicht zu verwechseln mit Reisekosten, die auch die Kosten für die An- und Abreise, die Übernachtung und eventuelle Nebenkosten umfassen.

Wie kann man Verpflegungskosten absetzen?

Um Verpflegungskosten abzusetzen, müssen Sie zunächst nachweisen, dass Sie eine Dienstreise unternommen haben. Eine Dienstreise liegt vor, wenn Sie aus beruflichen Gründen vorübergehend von Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte (z.B. Ihrem Büro) entfernt sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie im Inland oder im Ausland unterwegs sind.

Die Dauer der Dienstreise ist entscheidend für die Höhe des Abzugs. Das Finanzamt unterscheidet zwischen drei Zeiträumen:

• An- und Abreisetag: Für diese Tage können Sie unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer pauschal 14 Euro als Verpflegungskosten absetzen.
• Ganzer Tag (mindestens 24 Stunden): Für jeden vollen Tag Ihrer Dienstreise können Sie pauschal 28 Euro als Verpflegungskosten absetzen.
• Teilweiser Tag (weniger als 24 Stunden): Für jeden Tag Ihrer Dienstreise, an dem Sie mindestens acht Stunden von Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind, können Sie pauschal 14 Euro als Verpflegungskosten absetzen.

Diese Pauschalen gelten für Dienstreisen im Inland. Für Dienstreisen ins Ausland gelten je nach Land unterschiedliche Pauschalen, die Sie in der Reisekostenverordnung oder auf der Website des Bundesfinanzministeriums nachschlagen können.

Sie müssen keine Belege für Ihre Verpflegungskosten vorlegen, wenn Sie die Pauschalen nutzen. Allerdings müssen Sie Ihre Dienstreise mit einem Reisekostenformular oder einem Reisekostenabrechnungsprogramm dokumentieren. Dazu gehören Angaben wie das Reiseziel, der Reisezeitraum, der Reisezweck und die Reisedauer.

Wenn Sie höhere Verpflegungskosten als die Pauschalen haben, können Sie diese nur in Ausnahmefällen absetzen. Dazu müssen Sie nachweisen, dass die höheren Kosten beruflich veranlasst waren und nicht durch Ihre persönlichen Lebensumstände bedingt waren. Außerdem müssen Sie alle Belege für Ihre tatsächlichen Verpflegungskosten aufbewahren und einreichen.

Wie werden Verpflegungskosten steuerlich behandelt?

Verpflegungskosten sind entweder Werbungskosten oder Betriebsausgaben, je nachdem, ob Sie Arbeitnehmer oder Selbstständiger sind.

Wenn Sie Arbeitnehmer sind, können Sie Ihre Verpflegungskosten als Werbungskosten in Ihrer Einkommensteuererklärung angeben. Dazu müssen Sie das Formular Anlage N ausfüllen und bei der Zeile 49 „Verpflegungsmehraufwand“ eintragen. Die Summe Ihrer Verpflegungskosten wird dann von Ihrem zu versteuernden Einkommen abgezogen und senkt so Ihre Steuerlast.

Wenn Sie Selbstständiger sind, können Sie Ihre Verpflegungskosten als Betriebsausgaben in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung (EÜR) oder in Ihrer Bilanz erfassen. Dazu müssen Sie die Kosten in einem separaten Konto buchen und bei der EÜR in der Zeile 46 „Verpflegungsmehraufwand“ oder bei der Bilanz in der Zeile 48 „Reisekosten“ eintragen. Die Summe Ihrer Verpflegungskosten wird dann von Ihrem Gewinn abgezogen und senkt so Ihre Steuerlast.

Was sind die Besonderheiten bei der Absetzung von Verpflegungskosten?

Es gibt einige Besonderheiten, die Sie bei der Absetzung von Verpflegungskosten beachten müssen. Dazu gehören:

• Kürzung der Pauschalen: Wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber oder einem Dritten eine kostenlose oder verbilligte Mahlzeit erhalten, müssen Sie die Pauschalen für Verpflegungskosten kürzen. Dabei gilt: Für ein Frühstück müssen Sie 20 Prozent, für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 40 Prozent der Pauschale abziehen. Wenn Sie zum Beispiel an einem vollen Tag Ihrer Dienstreise ein kostenloses Mittagessen bekommen, können Sie nur noch 16,80 Euro (28 Euro minus 40 Prozent) als Verpflegungskosten absetzen.
• Dreimonatsfrist: Wenn Sie länger als drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte arbeiten, können Sie keine Verpflegungskosten mehr absetzen. Das gilt auch, wenn Sie zwischendurch nach Hause fahren oder Urlaub machen. Die Dreimonatsfrist beginnt mit dem ersten Tag Ihrer auswärtigen Tätigkeit und endet mit dem letzten Tag. Wenn Sie nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen an dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte zurückkehren, beginnt die Dreimonatsfrist erneut.
• Doppelte Haushaltsführung: Wenn Sie aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt am Ort Ihrer ersten Tätigkeitsstätte führen, können Sie ebenfalls Verpflegungskosten absetzen. Allerdings gelten hier andere Pauschalen als bei einer Dienstreise. Für die ersten drei Monate Ihrer doppelten Haushaltsführung können Sie pauschal 12 Euro pro Tag als Verpflegungskosten absetzen. Nach Ablauf der drei Monate entfällt der Abzug.

Wie lange kann man die Kosten absetzen?

Die Kosten für eine Dienstreise können nur abgesetzt werden, wenn die Reise nicht länger als drei Monate dauert. Wenn die Reise länger dauert, gilt der Ort der Dienstreise als neue regelmäßige Arbeitsstätte und die Kosten sind nicht mehr absetzbar.

Wie muss man die Kosten nachweisen?

Die Kosten für eine Dienstreise müssen in der Regel durch Belege nachgewiesen werden. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen, Quittungen, Fahrkarten oder Tankbelege. Für die Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen sowie für die Nebenkostenpauschale sind keine Belege erforderlich. Allerdings muss man die Dauer und den Anlass der Dienstreise sowie den Ort der Tätigkeit angeben.

Fazit

Verpflegungskosten sind ein wichtiger Bestandteil der Reisekosten, die Sie als Arbeitnehmer oder Selbstständiger von der Steuer absetzen können. Dabei müssen Sie die Dauer, den Anlass und den Ort Ihrer Dienstreise berücksichtigen. Um die Absetzung zu vereinfachen, können Sie Pauschalen nutzen, die je nach Land variieren. Allerdings müssen Sie auch einige Besonderheiten beachten, wie zum Beispiel die Kürzung der Pauschalen, die Dreimonatsfrist oder die doppelte Haushaltsführung.

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