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Rechtsschutzversicherung
Rechtsnews 21.11.2023 Alex Clodo

Wer ist zur Buchhaltung verpflichtet?

Die Buchhaltung ist eine wichtige Aufgabe für jedes Unternehmen, denn sie dokumentiert die Geschäftsvorfälle und liefert die Grundlage für die Steuererklärung. Doch wer muss überhaupt eine solche durchführen und welche Anforderungen gelten dafür? In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Sie als Unternehmer wissen müssen.

Was ist Buchhaltung?

Buchhaltung ist die systematische Erfassung, Verarbeitung und Auswertung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in Zahlenform. Dabei werden die Einnahmen und Ausgaben, die Vermögenswerte und Schulden sowie die Gewinne und Verluste erfasst. Die Buchhaltung dient dazu, den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens zu ermitteln, die finanzielle Lage zu überblicken und die steuerlichen Pflichten zu erfüllen.

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Welche Arten von Buchhaltung gibt es?

Es gibt zwei grundlegende Arten der Buchhaltungsführung: die einfache Buchführung (auch Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder EÜR genannt) und die doppelte Buchführung (auch Bilanzierung genannt). Die einfache Rechnungsführung ist eine vereinfachte Form der Buchhaltung, bei der nur die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens gegenübergestellt werden. Die doppelte Rechnungsführung ist eine umfassendere Form der Buchhaltung, bei der neben den Einnahmen und Ausgaben auch die Vermögenswerte und Schulden sowie die Gewinne und Verluste eines Unternehmens erfasst werden.

§238 Abs. 1 HGB:  “Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.”

Wer muss eine einfache Buchführung führen?

Eine einfache Rechnungsführung müssen alle Unternehmer führen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Das sind in der Regel Freiberufler, Kleinunternehmer und Selbstständige mit geringen Umsätzen oder Gewinnen. Die einfache Buchführung ist weniger aufwendig als die doppelte Buchführung, da nur die Einnahmen und Ausgaben erfasst werden müssen. Allerdings bietet sie auch weniger Informationen über die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens.

Wer muss eine doppelte Buchführung führen?

Eine doppelte Rechnungsführung müssen alle Unternehmer führen, die entweder gesetzlich oder freiwillig dazu verpflichtet sind. Gesetzlich verpflichtet sind zur doppelten Buchführung alle Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB), also alle Personen, die ein Handelsgewerbe betreiben. Ein Handelsgewerbe liegt vor, wenn ein Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Das ist in der Regel der Fall, wenn ein Unternehmen mehr als 600.000 Euro Umsatz oder mehr als 60.000 Euro Gewinn im Jahr erzielt.

Freiwillig können sich auch Nichtkaufleute zur doppelten Buchführung entscheiden, wenn sie dadurch steuerliche Vorteile erzielen können. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Unternehmen hohe Abschreibungen oder Verlustvorträge geltend machen kann. Die doppelte Buchführung ist zwar aufwendiger als die einfache Buchführung, da mehr Daten erfasst werden müssen, aber sie bietet auch mehr Informationen über die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens.

Welche Vorschriften gelten für die Buchhaltung?

Die Buchhaltung muss den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, die je nach Art der Buchhaltung unterschiedlich sind. Für die einfache Rechnungsführung gelten vor allem die Vorschriften des Einkommensteuergesetzes (EStG), für die doppelte Buchführung gelten vor allem die Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Die wichtigsten Vorschriften sind: Die Buchhaltung:

  • muss vollständig, richtig, zeitnah und geordnet sein.
  • muss nachvollziehbar sein, das heißt, jeder Geschäftsvorfall muss anhand von Belegen nachgewiesen werden können.
  • muss aufbewahrt werden, das heißt, alle Belege und Bücher müssen für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre für die doppelte Buchführung und 6 Jahre für die einfache Buchführung.
  • muss elektronisch übermittelt werden, das heißt, die Finanzbehörden können die Buchhaltungsdaten elektronisch anfordern und prüfen. Das gilt sowohl für die einfache als auch für die doppelte Buchführung.

Welche Vorteile hat eine gute Buchhaltung?

Eine gute Buchhaltung hat viele Vorteile für ein Unternehmen, wie zum Beispiel:

  • Sie ermöglicht eine bessere Planung und Kontrolle der Geschäftstätigkeit, da sie einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben, die Vermögenswerte und Schulden sowie die Gewinne und Verluste bietet.
  • Sie erleichtert die Erfüllung der steuerlichen Pflichten, da sie die Grundlage für die Steuererklärung bildet.
  • Sie erhöht die Glaubwürdigkeit und das Vertrauen von Geschäftspartnern, Kunden, Banken und Investoren, da sie die Transparenz und Seriosität des Unternehmens zeigt.

Wie kann man eine gute Buchhaltung führen?

Um eine gute Rechnungsführung vorzuzeigen, gibt es einige Tipps, wie zum Beispiel:

  • Die Wahl der passenden Buchhaltungsart, je nach Größe, Rechtsform und Branche des Unternehmens.
  • Die Nutzung einer geeigneten Buchhaltungssoftware, die die Erfassung, Verarbeitung und Auswertung der Buchhaltungsdaten erleichtert und automatisiert.
  • Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).
  • Die regelmäßige Kontrolle und Aktualisierung der Buchhaltungsdaten, um Fehler zu vermeiden und Korrekturen vorzunehmen.
  • Die Anfertigung von aussagekräftigen Auswertungen und Berichten, wie zum Beispiel Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz oder Finanzplan.
  • Die Inanspruchnahme von professioneller Hilfe, wie zum Beispiel einem Steuerberater oder einem Buchhalter, bei Fragen oder Problemen.

Fazit

Die Rechnungsführung ist eine wichtige Aufgabe für jedes Unternehmen, denn sie dokumentiert die Geschäftsvorfälle und liefert die Grundlage für die Steuererklärung. Je nach Art und Größe des Unternehmens muss entweder eine einfache oder eine doppelte Rechnungsführung geführt werden. Dabei müssen die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.

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