Der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten einer Mietwohnung beträgt nach § 556 III BGB maximal 12 Monate und bezieht sich je nach Vereinbarung im Mietvertrag meist auf das Kalenderjahr. So muss bei einer kalenderjahrabhängigen Abrechnung die Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2012 spätestens am 31. Dezember 2013 im Briefkasten des Mieters liegen. Versäumt der Vermieter diese Frist, kann er mit der Nebenkostenabrechnung keine Nachforderungen auf die Nebenkosten mehr geltend machen, es sei denn, der Vermieter hätte die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 III 4 BGB).
Gesetzliche Abrechnungsfrist
Die im Gesetz bezeichnete Abrechnungsfrist von 12 Monaten ist eine Ausschlussfrist. Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter rechtzeitig zugehen. Nach Teilen der Rechtsprechung soll der Zugang bis 31.12.2012, 24.00 Uhr genügen. Allerdings ist die Rechtsprechung wenig einheitlich. Teils wird auf ci. 18.00 Uhr abgestellt, da der Mieter so spät nicht mehr mit Post rechnen muss. Das Risiko der verzögerten Postbeförderung liegt beim Vermieter. Kommt das Abrechnungsschreiben erst nach Silvester an, ist der Zugang verspätet. Längere Postlaufzeiten muss der Vermieter einkalkulieren. Die Verspätung kann bei unvorhersehbaren Verzögerungen in der Postbeförderung unverschuldet sein (vielleicht Streik, Eisregen) oder falls die Abrechnung auf dem Postweg verloren geht.
Die Abrechnungsfrist kann auch nach Absprache mit dem Mieter nicht verlängert werden.Die Ausschlussfrist hat zur Folge, dass der Vermieter keine Nachforderungen mehr an den Mieter stellen kann. Dennoch bleibt er verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter ein eventuelles Erstattungsguthaben auszuzahlen. Der Vermieter hat die Verspätung ausnahmsweise nicht zu vertreten, wenn er ohne eigenes Verschulden nicht in der Lage war, die Nebenkosten innerhalb der Abrechnungsfrist abzurechnen. Hat er beispielsweise selbst die Abrechnung von den Energieversorgungsunternehmen nicht rechtzeitig erhalten oder werden Nebenkosten rückwirkend erhöht werden, kann er ausnahmsweise diese Beträge infolge der verspäteten Übersendung eines Grundsteuerbescheids noch nachträglich geltend machen.
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Zieht der Mieter ohne Angabe seiner neuen Anschrift aus, muss der Mieters dafür zu sorgen, dass er postalisch erreichbar ist. Ist die Verspätung im Verwaltungsbereich des Vermieters begründet (EDV-Ausfall), kann sich der Vermieter nur entschuldigen, wenn die Ausfälle unvorhersehbar und auch mit zumutbaren Maßnahmen unvermeidbar waren.
Beauftragung Dritter
Beauftragt der Vermieter zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung Dritte, muss er sich deren Verschulden wie eigenes Verschulden anrechnen lassen (Erfüllungsgehilfen, z.B. Messedienstfirma). Erhält der Vermieter die Abrechnungsunterlagen verspätet, kann er noch bis 3 Monate nachträglich abrechnen. Die Frist beginnt, wenn der Vermieter die Abrechnung selbst erhalten hat. Erst danach ist der Vermieter mit Nachforderungen ausgeschlossen. Zu Teilabrechnungen ist der Vermieter nicht verpflichtet. Sie bieten sich aber zur Risikovermeidung an.
Ist der Vermieter Eigentümer einer Eigentumswohnung, hat er die verspätete Abrechnung durch den Hausverwalter nicht zu vertreten, da der WEG-Hausverwalter kein Erfüllungsgehilfe des Vermieters ist. Allerdings muss der Vermieter alles unternehmen, um eine rechtzeitige Abrechnung erstellen zu können und sich beim Hausverwalter die erforderlichen Informationen rechtzeitig beschaffen. Der Hausverwalter haftet dem Wohnungseigentümer auf Schadensersatz, wenn diesem durch die verspätete Abrechnung ein Schaden entsteht.
Die Thematik ist komplex, – so wie der Lebensalltag auch. Ausführliche Informationen und praktische Hinweise finden sich auf Nebenkostenabrechnung.com.
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