So funktioniert das besondere, elektronische Anwaltspostfach (beA)

Stand: 22.03.2017

Einführung in das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA)

Die zeitgemäße, einfache und trotzdem sichere Kommunikation mit ihren Mandanten hilft Ihnen sich als professioneller Dienstleister von ihren Konkurrenten abzusetzen. Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) kann Ihnen dabei helfen einen effizienteren Kontakt mit ihren Mandanten zu erreichen. Es ist möglicherweise der erste Schritt in Richtung „Kanzlei 4.0“.

Bereits ab 1.1.2018 ist die Einrichtung des beA für alle zugelassenen Rechtsanwälte Pflicht. Zunächst dient sie zur elektronischen Kommunikation von Anwalt zu Anwalt, zu den Bundesgerichten, sowie zu den Zivilgerichten, Finanzgerichten, Verwaltungsgerichten, Sozialgerichten und Arbeitsgerichten in den Bundesländern Sachsen, Berlin, Hessen und Brandenburg. In den anderen Bundesländern gibt es bislang nur ausgewählte „Pilotgerichte“, die das Verfahren nutzen. Das zugrundeliegende Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (ERV- FördG) soll die schnelle und sichere Kommunikation mit der Justiz sicherstellen. Die zu erwartenden Einsparungen durch den optimierten Workflow und die wesentlich vereinfachte Archivierung von Dokumenten werden sich auf den gesamten Markt für Rechtsberatung positiv auswirken. Unter anderem durch immense Einsparungen bei der Archivierung auf beiden Seiten. Die angewandten Log-in und Sicherheitsverfahren stärken dabei das Vertrauen der Nutzer in das System. Hierfür wurde die ZPO (§ 130A) entsprechend erweitert.

Damit wurde die Bundesrechtsanwaltskammer verpflichtet für jeden zugelassenen Rechtsanwalt ein beA einzurichten (§ 31 BRAO).

Voraussetzungen zur Nutzung des beA

Alles was sie benötigen ist ein Computer mit Internetzugang und ein aktueller Browser. „Aktuell“ deshalb, weil er nur dann den jeweiligen Sicherheitsvorschriften entsprechen kann. Sie sollten Ihren Browser also automatische Updates regelmäßig durchführen lassen!

Das beA ist also unabhängig von Betriebssystemen. Es muss jedoch eine aktuelle Java Version installiert werden, denn diese ist Grundvoraussetzung für die Installation einer Client Security Software welche das beA startet. aus diesem Grund können Sie den Google Chrome Browser nicht verwenden, da er Java nicht ausführt! Sie müssen also auf Firefox, Safari, Opera, Internet Explorer oder den neuen Edge Browser von Microsoft ausweichen.

Selbstverständlich werden auch Kanzlei-Softwarehersteller das beA per Schnittstelle ansteuern. Nutzen Sie diese Option möglichst kurzfristig, um mögliche Schwachstellen schnell zu identifizieren und sie dem Hersteller zurück zu melden. Besonders wichtig ist es hier eine brauchbare Usability herzustellen. Fragen Sie also ihren Softwarehersteller aktiv nach der Integration des beA und beginnen Sie baldmöglichst damit zu arbeiten!

Checkliste für die technischen Voraussetzungen des beA

Betriebssysteme Windows (ab Version 7), Mac, Linux
Browser Internet Explorer, Edge, Firefox, Opera
Nicht jedoch Chrome (Java ist notwendig)
Jeweils aktuellste Versionen verwenden, nur dann ist Sicherheit gewährleistet!
Java Jeweils aktuellste Version kostenlos installieren. Java hier downloaden.
beA-Karte Zur Aktivierung ist zumindest die Basis-beA-Karte nötig
Kartenlesegerät Anforderung: Gruppe 3 mit PIN-Pad u. Display. Info der BRAK dazu hier:
Internetzugang Minimum: 2Mbit/sec. Testen Sie das bei wieistmeineip
Treiber Stets die aktuellen Treiber für Ihr Lesegerät laden!

Die Zugangsberechtigung des beA

Sie können getrost die Arbeitssystematik Ihrer Kanzlei beibehalten, denn das beA wird mit verschiedenen Zugangsberechtigungen geliefert. So kann nicht nur für jeden Anwalt sondern auch für jede Rechtsanwaltsfachangestellte ein elektronisches Postfach eingerichtet werden. Dabei können Sie frei festlegen wer die Berechtigung zum Versenden von E-Mails bekommen soll. So können also Postfächer auch derart eingerichtet werden, dass man E-Mails lediglich lesen kann. Ob es Kanzlei-Postfächer geben wird ist noch offen. Ein „virtuelles Kanzleipostfach“ soll es jedoch geben, was immer das auch sein mag.

Die Sicherungsverfahren des beA

Jeder Rechtsanwalt erhält eine beA – Karte, sowie eine dazugehörige PIN. Die beA-Karte ist mit einem Zertifikat ausgestattet, welches nur für eine Person Gültigkeit besitzt. Diese Person ist verpflichtet die Zertifikats-PIN geheim zu halten! Sie darf also z. B. keinesfalls an eine Rechtsanwaltsfachangestellte weitergegeben werden!

Für Kanzlei-Mitarbeiter wird es jedoch ebenfalls eigene Software Zertifikate sowie Mitarbeiter-Chipkarten geben. Damit kann der Überblick darüber sichergestellt werden, wer wann und mit wem kommuniziert hat. Alle Nachrichten die über das System versendet werden sind verschlüsselt, nachweisbar manipulationsfrei und geheim!

Die Zertifikate werden überdies direkt an das Rechtsanwaltsregister der Bunde ja auchsrechtsanwaltskammer angebunden. So ist sichergestellt, dass Nachrichten tatsächlich ausschließlich von Rechtsanwälten versandt werden können. Erlischt eine Anwaltszulassung so wird automatisch die Zugangsberechtigung zum beA ebenfalls gelöscht. (§ 3a Abs. 3 BRAO n. F.)

Empfangsbekenntnis beim beA

Der Wille des Anwalts zur Kenntnisnahme ist für den Zeitpunkt der Zustellung relevant. Ab 1.1.2018 erfolgt das elektronische Empfangsbekenntnis in Form eines strukturierten Datensatzes.

Besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA): Besonderheiten

  • Zukünftig sollen Ausfertigungen nur noch auf Antrag und ausschließlich in Papierform erteilt werden. Die Zustellung von Urteilen und Beschlüssen ist nur noch in beglaubigter Abschrift vorgesehen.
  • Auch Urkunden dürfen nur noch in Abschrift bei Gericht eingereicht werden (§ 131 Abs. 1 ZPO n. F.)
  • Sehbehinderte Personen können bei Gericht Schriftsätze und andere Dokumente in einer für sie verarbeitbaren Form einreichen.
  • Wer bereits DE-Mail benutzt kann damit elektronische Erklärungen beweissicher seit 1.7.2014 abgeben. Die vom DE-Mailsystem gewährleistete Authentizität und Integrität ist ausreichend um von einem Anschein für die Echtheit einer abgegebenen Erklärung auszugehen.

Ausnahme Strafverfahren

Aufgrund der zahlreichen Akteneinsichtsrechte, welche teilweise auch für Dritte eingeräumt werden müssen, ist noch offen, welche Daten zur Akteneinsicht bereitgestellt werden.

Übergangsphase zur Nutzung des beA

Der elektronische Zugang zu allen deutschen Gerichten soll bis Anfang 2018 eröffnet werden. Die verpflichtende Nutzung beginnt spätestens ab 2022! Damit soll der elektronische Rechtsverkehr realisiert werden.

Kanzleien sind damit gezwungen einen durchgängigen Workflow für sich zu entwickeln der den elektronischen Posteingang bis hin zur elektronischen Aktenbearbeitung und der elektronischen Zustellung gerichtlicher Dokumente sicherstellt.

Checkliste für den neuen Workflow mit dem beA:

Rechte festlegen Wer soll welche Rechte (nur lesen oder auch Versand) erhalten?
Regelwerk festlegen

 

  • Posteingang kontrollieren
  • Posteingang muss exportiert werden (Verzeichnis bestimmen und sichern). BeA ist KEIN Archiv!
    Nach 90 Tagen werden Nachrichten sonst automatisch gelöscht (§27 RAVPV)!
  • Anschließend Postfach löschen
PIN festlegen Aus den Zahlen 0-9 suchen Sie sich eine sechsstellige PIN aus.
Sie muss jeweils für die Authentifizierung und für das Verschlüsselungszertifikat eingegeben werden.
Signaturkarte besorgen Bis zum 31.12.2017 ist diese zusätzlich notwendig. Anschließend nur noch dann, wenn nicht der Anwalt selbst, sondern Dritte die Nachrichten versenden sollen.

Signaturkarte hier bestellen.

 

 Wichtige Fristen für Anwälte bezüglich des beA

31.12.2017: bis zu diesem Zeitpunkt können Sie das beA als Rechtsanwalt ausgiebig testen und mit Kollegen darüber bereits sicher und verschlüsselt kommunizieren.

01.01.2018: jeder Träger ist ab diesem Tag an verpflichtet in sein beA zu gucken. Es ist dann also ein zu überprüfender Posteingang!

01.01.2022: ab diesem Tag sind Berufsträger verpflichtet ihre juristische Kommunikation über das beA abzuwickeln! Sie können dann keine Schriftsätze mehr per Briefpost, Telefax oder Boten einreichen!

 Was gilt für gescannte Dokumente?

Grundsätzlich gilt, dass gescannte Dokumente einen gewissen Beweisverlust in sich tragen. Sie haben niemals den gleichen Beweiswert wie Papierurkunden. Allerdings wurde mit § 371B ZPO eine Beweisvorschrift geschaffen die gescannten Dokumenten einen höheren Beweiswert verleiht, wenn das Scannen von einem Notar oder einer offiziellen Behörde durchgeführt wird. Dabei müssen die notwendigen Sicherheitsstandards der technischen Richtlinie TR minus 03138 (Ersetzen des Canon) erfüllt werden. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (PSI) hat damit die Grundlage für Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens geschaffen.

damit eröffnet sich die Möglichkeit der späteren Vernichtung des papiergebundenen Originals und somit der deutlichen Vereinfachung der Archivierung. Allerdings muss das Originaldokument noch sechs Monate nach Abschluss des Scanprozesses aufbewahrt werden!

Die Abstimmung dieser automatisierten Schauprozesse bedarf noch einer länderübergreifenden Abstimmung, die noch nicht erfolgt ist.

Weiterführende Informationen zum beA

Auf der Webseite der BRAK sind unter http://bea.brak.de umfangreiche Informationen, u.a. auch zu rechtlichen Rahmenbedingungen und Bestellmöglichkeiten, zum beA zusammengestellt. Insbesondere findet man unter http://bea.brak.de/fragen-und-antworten/ häufige Fragen und Antworten. Sofern Sie dort nicht die notwendigen Antworten zu beA finden, wenden Sie sich bitte per E-Mail an die Bundesrechtsanwaltskammer (zentrale@brak.de).

Sollten Sie Fragen zu den beA-Karten haben, so wenden Sie sich bitte an die Bundesnotarkammer (bea@bnotk.de). Unter der Webseite https://bea.bnotk.de sind sehr viele Information zu dem Bestellprozess und der Nutzung der beA-Karten zu finden. In dem Dokument https://bea.bnotk.de/documents/FAQ_beA_161108.pdf wurden zudem häufige Fragen und Antworten zusammengestellt.

 

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