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Home Office

27. Januar 2016 | erstellt von Markus Höss

Im Rahmen der fortschreitenden Globalisierung und der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit nimmt das Arbeiten von zu Hause aus eine immer wichtiger werdende Stellung ein. Beim Abschluss einer Home-Office-Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind indes vielschichtige rechtliche Probleme zu beachten, die im nachfolgenden kurz skizziert werden sollen.

1. Grundlage: Die Home-Office-Vereinbarung

Zunächst sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine ausdrückliche und umfassende Home-Office-Vereinbarung treffen, in der die genauen Arbeits- und auch Rahmenbedingungen festgehalten werden. Allzu oft werden wichtige Punkte einfach übersehen, die dann schnell zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung führen. Dies gilt es zu vermeiden.

a) Abschluss der Vereinbarung

Die Home-Office-Vereinbarung kann direkt im Arbeitsvertrag, in einer Zusatzvereinbarung oder im Rahmen einer Betriebsvereinbarung getroffen werden.

In jedem Fall muss die Vereinbarung enthalten, dass die Arbeit, zumindest zum Teil, im Home Office erbracht werden soll. Der Ort der Wohnung, aus der heraus das Home Office betrieben werden soll, sollte sich aus der Vereinbarung ebenso ergeben wie eine Versicherung des Arbeitnehmers, dass sich das Home Office in einem abschließbaren Raum befindet.

Auch sollten selbstverständlich die Arbeitstage und Zeiten im Home Office festgelegt sein.

b) Beendigung der Vereinbarung

Hinsichtlich der Beendigung der Vereinbarung sollte in jedem Fall eine Regelung getroffen werden.

Bei einer individuell ausgehandelten Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer hängt die Möglichkeit der Beendigung nur davon ab, was die Vertragsparteien geregelt haben. Empfehlenswert ist eine Regelung, dass die Home-Office-Vereinbarung automatisch mit Aufgabe oder Kündigung der Wohnung, in der sich das Home Office befindet, endet und die Arbeitsleistung hiernach an der betrieblichen Arbeitsstätte des Arbeitgebers zu erbringen ist.

Bei gleichlautenden Vereinbarungen mit mehreren Arbeitnehmern ist eine Beendigung jedoch nicht ohne weiteres möglich. Hier müssen die Interessen des Arbeitnehmers berücksichtigt werden und ggf. ist auch die Zustimmung des Betriebsrats zur Versetzung erforderlich.

2. Einrichtung des Home Office

Soweit der Arbeitnehmer überwiegend von zu Hause aus arbeitet, also nicht lediglich nur bei Gelegenheit ein Telefonat führt, dann muss der Arbeitgeber den hierfür verwendeten Raum anmieten oder dem Arbeitnehmer eine monatliche Kostenpauschale für Nutzung, Energie, Reinigung und sonstigen Unterhalt zahlen.

3. Entgeltfortzahlung an Feiertagen

Befinden sich Geschäftssitz des Arbeitgebers und Home Office des Arbeitnehmers in unterschiedlichen Bundesländern, so stellt sich die Frage, welches lokale Feiertagsrecht hier überhaupt Anwendung findet.

Hier ist immer dasjenige Feiertagsrecht des Bundeslandes anzuwenden, an dem der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung tatsächlich erbringt, also in der Regel der Ort des Home Office. Es ist also durchaus möglich, dass der Arbeitnehmer in seinem Home Office einen freien Tag hat, während seine Kollegen am Geschäftssitz des Arbeitgebers arbeiten müssen und umgekehrt.

Einen Anspruch auf eine Mindestzahl an Feiertagen hat der Arbeitnehmer nicht.

4. Gesetzliche Bestimmungen

Auch im Home Office gelten selbstverständlich die normalen gesetzlichen Bestimmungen.

a) Arbeitszeit

So ist zunächst das Arbeitszeitgesetz zu beachten. Der Arbeitnehmer darf auch zu Hause somit regelmäßig nicht mehr als zehn Stunden pro Tag arbeiten. Der Arbeitgeber ist darüber hinaus verpflichtet, seine Dokumentationspflichten hinsichtlich der Arbeitszeiten der einzelnen Arbeitnehmer zu erfüllen.

Sinnvoll ist deshalb eine Vereinbarung dahingehend, dass der Arbeitnehmer selbst seine Arbeitszeiten im Home Office dokumentieren muss und diese in bestimmten Abständen seinem Arbeitgeber vorzulegen hat, damit diese überprüft werden können.

Sofern dies im jeweiligen Arbeitsverhältnis wichtig scheint, so wären auch feste Zeiten für die Erreichbarkeit des Arbeitnehmers im Home Office festzulegen.

b) Arbeitsschutz

Der Arbeitsplatz im Home Office unterliegt den Arbeitsschutzbestimmungen. Zu beachten sind somit insbesondere die üblichen Vorgaben hinsichtlich der Ausstattung des Büros, insbesondere der  Möbel, aber auch hinsichtlich der Größe des Arbeitszimmers und der Beleuchtung. Ebenso hierunter fallen Vorgaben betreffend Monitore, Tastaturen und Software.

Der Arbeitgeber ist insoweit verpflichtet, die Einhaltung dieser arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen zu überwachen und regelmäßig zu überprüfen.

Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn der Arbeitgeber ein Zutrittsrecht zur Privatwohnung des Arbeitnehmers hat, so dass ein solches unbedingt vereinbart werden muss. Gegebenenfalls müssen diesem Zutrittsrecht die weiteren, im Haushalt des Arbeitnehmers lebenden Personen zustimmen.

Neben dem generellen Zutrittsrecht können auch die Personen festgelegt werden, die die Wohnung betreten dürfen, etwa der Datenschutzbeauftrage eines Unternehmens, der Betriebsrat, etc.

Weiterhin ist eine Regelung dahingehend zu empfehlen, inwieweit im Voraus ein solcher Zutritt angekündigt werden muss und dass eine Ankündigung in dringenden Fällen nicht geboten ist.

c) Datenschutz

Verschärft muss beim Home Office der Datenschutz und der Schutz von Betriebsgeheimnissen beachtet werden. Der Arbeitgeber ist auch dann für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verantwortlich, wenn die Datenverarbeitung zumindest zum Teil ausgelagert wird.

Der Arbeitgeber kann insofern dem Arbeitnehmer untersagen, bestimmte, besonders sensible Daten mit nach Hause zu nehmen oder auch die ausschließlich dienstliche Nutzung von IT-Geräten anordnen, so dass diese gegen den Zugriff durch Dritte geschützt sind.

Weiterhin sollte eine Regelung hinsichtlich technischer Maßnahmen, wie etwa die Verschlüsselung von Daten oder die Verwendung von VPN-Netzwerken, getroffen werden.

5. Grenzüberschreitendes Home Office

Auch steuerrechtlich gibt es einige Fallstricke, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer von verschiedenen  Staaten aus arbeiten.

Hier besteht unter Beachtung von Doppelbesteuerungsabkommen entweder die Möglichkeit einer unbeschränkten Steuerpflicht im Inland, ansonsten ergibt sich eine beschränkte Steuerpflicht, so dass die Lohnsteuer auf die Steuern im Ausland angerechnet werden müssten.

Dies ist aber nur dann relevant, wenn die Leistung in Deutschland auch tatsächlich erbracht ist. Befindet sich das Home Office im Ausland, so kommt es ausschließlich auf den tatsächlichen Ort der Leistungserbringung an. Dort sind dann auch die Steuern zu entrichten.

Auch die Sozialversicherung ist in der Regel in dem Land abzuführen, in dem die Beschäftigung ausgeübt wird. Dies gilt innerhalb der EU dann nicht, wenn der Arbeitnehmer nur vorübergehend zur Arbeitsausführung in einen anderen EU-Staat entsandt wird, wenn die Entsendedauer nicht mehr als 24 Monate beträgt, die arbeitsrechtliche Bindung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bestehen bleibt, keine andere Person abgelöst wird und der Arbeitgeber eine nennenswerte Tätigkeit im Niederlassungsstaat ausführt.

6. Fazit

Beim Abschluss einer Home-Office-Vereinbarung sind somit einige rechtliche und steuerliche Fragestellungen zu bedenken, so dass immer eine individuelle Prüfung und Regelung im Einzelfall getroffen werden sollte, um zukünftige Streitigkeiten hierüber zu vermeiden.

Sind die rechtlichen Punkte erst einmal hinreichend und abschließend geregelt, können sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer vollumfänglich auf die Vorteile einer Arbeit von zu Hause aus konzentrieren.

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