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Mandanten in der Videosprechstunde – so geht’s

Foto einer Videosprechstunde
Videosprechstunde

Psychotherapeuten als Vorreiter für die Anwaltschaft bei Videosprechstunde

Die Stiftung Gesundheit ermittelte in einer Umfrage unter Ärzten und Psychotherapeuten wieviel Prozent der Termine per Video stattgefunden haben. Das Ergebnis:  52% der ärztlichen und 80% (!) der psychotherapeutischen Termine wurden online abgewickelt! Weil es die Patienten so wünschten. Übrigens hatte diese Tendenz im Ausland (z.B. Schweiz) bereits vor Jahren begonnen. Die Menschen sind also nunmehr daran gewöhnt, nicht mehr einen Termin vor Ort wahrnehmen zu müssen.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • keine Anfahrtskosten
  • Zeitersparnis
  • kürzere Termine (kaum small talk)
  • keine Ansteckungsgefahr durch was auch immer

Für beide Seiten entstehen damit also Vorteile, die Effizienz steigt für den Berufsträger, die Ersparnis liegt beim Klienten.

Wie werden Online-Termine ausgemacht?

Zwei Wege werden praktiziert. Entweder die Mandanten machen den Termin, wie bisher, per Email oder telefonisch aus (dafür bietet sich unser externer, 24/7 Telefonservice für nur 99€ an). Das passiert natürlich nur, wenn die Mandanten einen schon kennen oder man über ein professionelles Anwaltsprofil bei rechtsanwalt.com gefunden wird. Die ReNo versendet dann eine Terminbestätigung mit einem Link und einem Passwort zum einloggen.

Die zweite Variante ist, dass man direkt über das professionelle Anwaltsprofil eine Terminanfrage zulässt. Dazu müssen sich die Mandanten lediglich einloggen und die Anfrage stellen. Da Rechtsberatung in vielen Fällen nicht ortsabhängig ist, funktioniert das auch überregional sehr gut.

Man gewinnt mit Videosprechstunden auch überregional neue Mandanten!

Was kostet eine Online-Mandantentermin?

In Falle von Rechtsberatung ist das sicher einfacher, als bei einer ärztlichen Beratung. Aber auch hier gibt es Alternativen. Mandanten wollen immer häufiger vorher wissen, was es kostet. Somit könnten Sie z.B. eine „Video-Sprechstunde“ als Rechtsprodukt zum Pauschalpreis anbieten.  Diesen Preis können wir beliebig festlegen. Ihr Vorteil: es wird bereits vorab bezahlt, das Geld ist ihnen sicher.  Zudem können Sie dem Mandanten ggf. durch ein längeres Gespräch entgegenkommen, wenn Sie feststellen, dass ein lukratives Mandat in Aussicht steht.

Dieses „Rechtsprodukt“ können sie auch auf Ihrer eigenen Webseite verlinken,  z.B. über Google- oder Facebook-Ads bewerben, es würde in ihrem Anwaltsprofil erscheinen und zudem auf unserem Marktplatz-Recht eingeblendet werden.

Natürlich könnten Sie auch klassisch nach der Gebührenordnung abrechnen, was weniger gut ankommen wird. Es sei denn, sie können über eine Rechtsschutzversicherung abrechnen.

Mit welcher Software kann man Videosprechstunden anbieten?

Zunächst muss die Software über folgende Fähigkeiten verfügen:

  • Ende zu Ende Verschlüsselung (englisch „end-to-end encryption“, „E2EE“)
  • Sie muss dem „Stand der Technik“ entsprechen.
  • Peer-to-Peer Verbindung zwischen Anwalt und Mandant
  • Der Videodienstanbieter darf die Daten weder einsehen noch aufzeichnen
  • Metadaten der Verbindung müssen nach drei Monaten gelöscht werden

Die Einhaltung dieser Vorschriften sollten gem. DSGVO von einer Prüfstelle belegt werden.

Wie stellt man sicher, wen man in der Videosprechstunde vor sich hat?

Lassen Sie sich den Personalausweis oder ähnliche Dokumente in die Kamera halten und machen Sie einen Screenshot davon, den Sie in der Akte speichern. Der Mandant bestätigt natürlich zudem, wer er ist und sie belehren ihn über die Kosten, als ob er in Ihrer Kanzlei säße.

Welche Technik ist für Videosprechstunden notwendig?

Grundsätzlich benötigen Sie dafür:

  • Kamera
  • Mikrofon
  • Browser (stets die aktuellste Version verwenden!)
  • Eine schnelle Internetverbindung – auch im Upload!

All diese bietet i.d.R. bereits ihr Smartphone (wenn es im WLAN eingeloggt ist). Besser ist natürlich ein Laptop oder ein PC, der über die o.g. Ausrüstung verfügt.

Wie startet man eine Online-Mandantensprechstunde?

Anwalt und Mandant klicken beide zur vereinbarten Zeit auf das Einladungslink. Der Browser öffnet sich dann automatisch und jeder gibt das Passwort oder die PIN ein. Schon geht’s los.

Wie kann man während der Videosprechstunde Dokumente senden  oder vom Mandanten empfangen?

Das ist in fast allen Tools sehr einfach. Man klickt einfach ein einen entsprechenden Knopf und schon öffnet sich der Dateimanager/Finder. Dort wählt man die Datei(en) aus und klickt auf senden, fertig!

Welche kostenlose Software für ist für Videosprechstunden geeignet?

Weitere Informationen finden Sie im folgenden Artikel der Computerwoche: Die wichtigsten Videokonferenz-Systeme

Checkliste Videosprechstunde:

  • Für eine Software entscheiden (s.o.)
  • Software installieren
  • Hardware mit der Software testen (Kamera, Mikrofon)
  • Testkonferenzen durchführen
  • Dokumente übertragen (Test)
  • Ggf. Anwaltsprofil Premium buchen
  • Ggf. „Rechtsprodukt“ im Cockpit anlegen (s.o.)
  • Rechtsprodukt auf Kanzleiwebseite verlinken
  • Rechtsprodukt ggf. bewerben
  • Ggf. 24/7 Telefonservice buchen damit rund um die Uhr Termine verkauft werden
  • Sekretariat briefen (Termin mit Link an Mandanten senden), Kalendereintrag erstellen lassen
  • Aus Videoterminen lukrative Mandate machen

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