Bei der aktenlosen Bestandsverwaltung werden in schriftlicher Form festgehaltene wichtige Daten in eine digitale Form gebracht. Dabei werden vertragserhebliche Daten wie Anträge, Änderungen oder Schadensmeldungen in firmeninterne Netzwerke übertragen. Die aktenlose Bestandverwaltung dient der papierarmen und dadurch umweltschonenderen Aufbewahrung von Informationen. Außerdem ist es eine platzsparende Form der Informationsverwaltung.

Um die sichere Übertragung und Verwahrung der Daten zu gewährleisten, werden in den meisten Fällen externe Computerfirmen beauftragt. Dabei darf kein Dokument inhaltlich oder formal verändert und nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden. Außerdem muss bei der aktenlosen Bestandverwaltung darauf geachtet werden, dass kein Dokument vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht wird. Zusätzlich ist es wichtig, sämtliche Veränderungen im Archivsystem zu protokollieren.