Vertragserstellung und -Verwaltung mit CLM-Software
Stand:20.04.2021
(CLM=Contract-Lifecycle Management)
Die Vertragserstellung und das Pflegen von Verträgen ist die Basis für die erfolgreiche Entwicklung von Kanzleien/Anwälten und wird durch eine CLM-Software stark vereinfacht. Je leichter das von der Hand geht, desto weniger Fehler passieren dabei, desto zufriedener sind die Klienten und desto mehr Freude bereitet die juristische Arbeit. Eine passende CLM-Software hilft einerseits stabilere Beziehungen mit Ihren Mandanten zu schließen und andererseits durch die Reduktion der manuellen Arbeitszeit die Kosten zu senken und die Kanzleierlöse zu steigern.
Bereits bei der Erstellung von Verträgen können Kanzleien mit dem Einsatz gut dokumentierter Vorlagen und moderner CLM-Software in kürzester Zeit hervorragende Resultate für den Mandanten abliefern. Zusätzlich erschließen CLM-System für Kanzleien weitere regelmäßige Einnahmequellen, wenn die Mandantschaft zum Beispiel die Wartung von Verträgen an die Kanzlei abtritt.
Über das Verwaltungssystem einer CLM-Software Suite lassen sich erstellte Verträge der Kanzlei bzw. der Mandanten verwalten, online verhandeln und sogar elektronisch signieren.
Die folgenden Features sollten Sie von einer professionellen CLM-Software Suite erwarten:
Arbeit an rechtlichen Dokumenten mit CLM
- Schlüsselparameter eines Vertrags im Blick behalten
- Übersichtliche Ablage der Verträge
- Alternative (Fallback) Klauseln, also Löschen nicht genutzter, alternativer Klauseln und Kommentare, bevor der Vertrag an den Mandanten gehen kann
- Erklärungen (in der Meta-Ebene des Vertrages) verbergen
- Platzhalter einsetzen (Parameter, die bei der Vertragserstellung üblicherweise jedes mal neu einzutragen sind)
- Anmerkungen der Verhandlungspartner kenntlich machen
Kollaboration bei der Vertragserstellung
- Nutzer-Verwaltung für jeden Vertrag (Lese- und Schreibrechte)
- Teams festlegen, die Zugriff haben
- Paralleles Arbeiten an Verträgen zulassen
- Kommunikationssoftware wie Microsoft Teams und Slack einbindbar
Verträge mit ihrer CI designen
- Individuelle Vorlagen erstellen und verwalten
- Logo einbauen
- Absätze markieren
- Komplexe Verträge erstellen (inkl. Textbausteinen mit komplexen Logiken bzw. optionale Klauseln)
- Intuitive Nutzeroberfläche, ohne Handbuch zu bedienen
Ablage von Verträgen in der Vertragsverwaltung
- Word
- Pdf-Verträge
- Export aller Verträge (eines oder aller Mandanten)
Alternative Klauseln sind das Meisterstück unter den Vorlagen. Oftmals findet man sie in den Vorlagen großer deutsche Rechtsverlage mit einer Fußnote oder eckigen Klammern versehen, oftmals auch farblich kenntlich gemacht, um verschiedene Fälle und Szenarien mit einer Vorlage abzudecken. Vor einer Nutzung dieser Verträge steht dann daher das Löschen nicht genutzter alternativer Klauseln und Kommentare, bevor der Vertrag an den Mandanten gehen kann.
Gute CLM-Software löst dieses Problem sehr elegant und bietet die Möglichkeit, verschiedene Klausel passend für jeden Fall mit einem Klick in den Vertrag einzufügen. Zusätzlich sollte sich die Möglichkeit bieten, Erklärungen auf die Meta-Ebene des Vertrages zu verbannen, sodass diese nicht mehr für jedermann einsehbar sind und nicht vor jedem Einsatz in mühevoller Kleinarbeit herausgelöscht werden müssen.
CLM-Systeme bieten häufig die Möglichkeit die dynamische Elemente eines Vertrags mit Platzhaltern zu ersetzen. Dabei können Platzhalter an mehreren Stellen des Vertrags eingesetzt werden, sollte aber nur einmal erfasst werden. Gute CLM-System ermöglichen es, auf Basis der Antworten eines Platzhalters komplexe Logiken abzubilden. Beispielsweise können sich eine Änderungen der Haftung erst bei einer gewissen Vertragssumme ergeben.
Vertragsverhandlungen mit Softwareunterstützung
Am Ende komplexer Verträge steht häufig die Vertragsverhandlung mit der Gegenseite. Ein in der Regel aufwändiger Prozess, bei dem die Schlüsselparameter des Vertrags mit der Gegenseite in eine Gleichgewicht gebracht werden, sodass der Vertrag für die Parteien annehmbar ist. CLM Software sollte Kanzleien bei diesen Vorgängen unterstützen.
Zum Einen können CLM-Systeme Änderungen und Anmerkungen der Gegenseite kenntlich machen, ohne dass ein Abgleich verschiedener Versionen notwendig ist. Ein Anschleichen und Einfügen von Änderungen, ohne dass diese für jedermann ersichtlich sind – wie bei herkömmlichen Texteditoren möglich – lässt sich nicht darstellen.
Zum Anderen sollten CLM-Systeme aus den Verhandlungen der Vergangenheit lernen, und die Klauseln bei denen die Gegenseite viele Anmerkungen hatte, bereits vorab kenntlich machen können.
Für den Einsatz einer CLM-Software spricht auch das Ende des ewigen “MS Word” Ping-Pong, welches sich regelmäßig beim Versand von Word-Dokumenten via Email im Laufe einer Transaktion einstellt. Die Verhandlung innerhalb der CLM-Software erfordert keinen weiteren Versand von Dokumente über den unsicheren Kanal des Emails. Sämtliche Anmerkungen und Kommentare sollte auch nach der Transaktion auf dem Dokument verbleiben.
Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern habe ich mir über Jahre hinweg verschiedene Lösungen angesehen.
Hier eine Übersicht über die auf dem Markt befindlichen CLM mit deren Features:
Hersteller von CLM-Software können gerne Aktualisierungen an [email protected] senden.
Eine Software die man intuitiv bedienen kann, ohne vorab ein dickes Handbuch verstehen oder gar eine Schulung machen zu müssen, bevorzuge ich.
Überzeugt hat mich, auch diesbezüglich, eine Lösung aus München, denn ich war sofort in der Lage damit zu arbeiten. Sie ist sehr einfach zu bedienen, macht die Verträge sehr übersichtlich und leicht zu bearbeiten. Der deutsche Support ist natürlich ebenso von Vorteil, wie die Anpassung der Software an die in unserem Land gültigen, rechtlichen Voraussetzungen. Zudem kann man sein eigenes Layout mit Kanzleilogo gem. der eigenen Corporate Identity damit einmal festlegen und es wird immer angewandt. Dafür biete es sich an einmalig das „Legal Design“ von Astrid Kohlmeier gestalten zu lassen, denn damit macht das erarbeiten und das lesen von Verträgen nicht nur mehr Freude, sondern erleichtert die Lesbarkeit immens. Ich habe schon an einem Workshop bei Ihr teilgenommen und war begeistert!
Die Software, welche mich überzeugt hat, nennt sich top.legal und ich empfehle Ihnen einen kostenlosen Test von top.legal. Das ist ganz einfach und funktioniert so:
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