Die vom Mieter zu zahlenden Nebenkosten müssen im Mietvertrag aufgelistet sein. Sie können als Vorauszahlung oder als Pauschale mit der Miete monatlich erhoben werden. Eine pauschale Zahlung neben der Miete ist nicht abzurechnen. Allerdings kann der Vermieter auch keine Nachzahlungen erheben, wenn die Kosten für das vergangene Jahr höher waren. Er kann lediglich für die Zukunft die Pauschale mit Begründung anheben.Vorauszahlungen müssen nach Ende des Abrechnungsjahres mit dem Mieter abgerechnet und ggf. erstattet oder nacherhoben werden. Der Verteilerschlüssel in Mehrfamilienhäusern wird entweder im Mietvertrag festgelegt oder einmalig vom Vermieter bestimmt.

In Frage kommen eine Abrechnung nach Wohnfläche, Bewohnerzahl oder Anzahl der Wohneinheiten. Auf den Mieter umlegbar sind Heizkosten, Wasser, Allgemeinstrom, Aufzug (auch für Erdgeschossmieter, wenn ein Keller vorhanden ist), Gartenarbeiten und Treppenhausreinigung (sofern nicht im Mietvertrag auf den Mieter übertragen), Müllbeseitigung, Straßenreinigung, Wohngebäudeversicherung und Wohngebäude-Haftpflichtversicherung sowie Grundsteuern und Hausmeister. Nicht umlegbar sind Verwalterkosten, Rechtsberaterkosten, Bankgebühren und Reparaturen. Für Sozialwohnungen gilt eine Ausschlussfrist: Hat der Vermieter nicht innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes abgerechnet, hat er keinen Anspruch auf Nachzahlungen. Der Mieter hingegen kann über dreißig Jahre Ansprüche auf Rückzahlung geltend machen. Für frei finanzierte Wohnungen gibt es keine gesetzlichen Regelungen, aber auch hier tolerieren Gerichte kaum höhere Abrechnungszeiträume.