Was muss auf dem Geschäftsbrief angegeben sein?

Allgemeines

Als Geschäftsbrief bezeichnet man eine schriftliche Mitteilung zwischen den Geschäftspartnern. Darunter fallen z.B. Angebote, Annahmeerklärungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Fristsetzungen, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Quittungen, Reklamationen aber auch Kündigung eines Arbeitsverhältnisses.

Das neue „Gesetz über Elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)“ ist am 01. Januar 2007 in Kraft getreten und hat die Pflichtangaben auf alle Formen von Geschäftsbriefen erweitert. Seitdem gelten die geschäftliche E-Mails und Faxe als Geschäftsbriefe und müssen daher die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.

Keine Geschäftsbriefe sind der interne Schriftverkehr in einem Unternehmen (zwischen Abteilungen oder Filialen) und der Schriftverkehr, der sich an einen unbestimmten Personenkreis richtet (u.a. Newsletter, Werbemailing, Zeitungsanzeigen).

Wo sind die Pflichtangaben verankert?

Bei den Pflichtangaben handelt sich um gesetzlich definierte Angaben. Die Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen sind daher für jede Gesellschaftsform in den jeweiligen Gesetzen verankert. [Eingetragene Einzelkaufleute (§ 37a HGB), OHG (§ 125a HGB), KG (§ 177a HGB), AG (§ 80 AktG), GmbH (§ 35a GmbHG) und nichtkaufmännische Gewerbetreibende und Gesellschaft bürgerlichen Rechts (§ 15a GewO).]

Was sind die Pflichtangaben?

1. Ein nicht im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen muss Folgendes auf dem Geschäftsbrief angeben:

– Familienname des Unternehmers mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

2. Eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) muss Folgendes auf dem Geschäftsbrief angeben:

– Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

3. Ein im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen (e.K.) muss Folgendes auf dem Geschäftsbrief angeben:

– Firmennamen,

– Rechtsform (e.K.).

4. Eine offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG) muss Folgendes auf dem Geschäftsbrief angeben:

– Firmennamen,

– Rechtsform (oHG oder KG),

– Sitz der Gesellschaft,

– Registergericht und die Handelsregister-Nummer.

5. Eine GmbH & Co. KG; GmbH & Co. oHG; AG & Co. KG und AG & Co. oHG muss Folgendes auf dem Geschäftsbrief angeben:

– Ist eine GmbH oder eine AG an einer Gesellschaft beteiligt, so sind auf den Geschäftsbriefen neben den für oHG bzw. KG vorgeschriebenen Angaben auch die Firmen der Gesellschafter anzugeben.

6. Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) muss Folgendes auf dem Geschäftsbrief angeben:

–  Firmennamen,

–  Rechtsform (GmbH),

–  Sitz,

–  Registergericht und Handelsregister-Nummer,

–  alle Geschäftsführer,

–  sofern ein Aufsichtsrat gebildet ist, der einen Vorsitzenden hat – Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Aufsichtsratsvorsitzenden.

Wird die GmbH liquidiert, muss darauf hingewiesen werden und der Liquidator muss statt des Geschäftsführers genannt werden.

Die Kapital-Angaben sind freiwillig. Wird das Kapital genannt, muss das Stammkapital angeben sein. Wenn nicht alle Einlagen, die in Geld geleistet werden müssen, eingezahlt worden sind, ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben.

7. Eine Aktiengesellschaft (AG) muss Folgendes auf dem Geschäftsbrief angeben:

–  Firmennamen,

–  Rechtsform (AG),

–  Sitz,

–  Registergericht und die Handelsregister-Nummer,

–  alle Vorstandsmitglieder sowie den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstandes muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden,

–  sofern die Gesellschaft abgewickelt wird, ist ein entsprechender Hinweis notwendig.

Wird die AG liquidiert, muss darauf hingewiesen werden und alle Liquidatoren und der Vorsitzenden des Aufsichtsrats müssen benannt werden.

Die Kapital-Angaben sind freiwillig. Werden diese gemacht, so muss das Grundkapital angegeben sein. Darüber hinaus ist es vorgeschrieben, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist.

Bußgelder bei Verstoß

Gesellschaftsinhaber, die die gesetzlichen Vorschriften nicht befolgen, müssen mit Bußgeldern rechnen. Das vom Registergericht festgesetzte Zwangsgeld kann bis zu 5.000 Euro betragen.

 

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